在商业活动中，履约保证金作为一种经济保障机制，常用于保护合同一方的合法权益。无论是在建筑工程、采购合同还是服务合同中，履约保证金的使用都极为普遍。然而，当合同履行结束后，保证金能否退回以及退回的过程，是许多企业需要重点考虑的问题。特别是当履约保证金不退回时，如何进行账务处理成为了一个至关重要的话题。本文将深入探讨履约保证金不退回的账务处理，并提供详细的步骤和案例分析。
履约保证金是指一方在合同的履行过程中，向另一方提供的一定金额的担保金，用于确保合同的履行。在出现违约行为时，这笔保证金可以作为损失赔偿的依据。根据合同的不同性质和条款，履约保证金的具体数额和处理方式也各有不同。
如果一方未能按照合同约定履行义务，另一方可以依法扣留履约保证金，作为违约赔偿的依据。例如，如果一家承包商未按时交付工程，业主方有权扣除其保证金。
在一些服务或工程合同中，若验收未通过，履约保证金同样可以不予退回。例如，一家供应商提供的材料质量不达标，采购方有权保留履约保证金。
在处理履约保证金不退回的账务时，首先要确认对方是否确实存在违约行为。若确认存在违约，需收集相关证据，如合同、通知函、验收报告等。
对于履约保证金不退回的情况，企业需要将保证金转入营业外收入或罚款收入。一般来说，建议使用“营业外收入”科目更为合适。
b. 记账分录以公司受到的一笔履约保证金为例：假设该公司收到的保证金为100,000元，因对方违约未退回。在确认违约后，账务分录应如下：
借：银行存款 100,000
贷：履约保证金 100,000
此记账分录记录了保证金的初始收取。
在明确违约并决定不退回保证金后，做如下分录：
借：营业外收入 100,000
贷：银行存款 100,000
此记账分录意味着保证金因违约收入不退回，企业可以将其计入营业外收入。
在企业确认履约保证金不退回后，即可将其作为收入进行账务处理。根据当地税务规定，将其纳入企业的应税收入进行申报。
假设某建筑公司在承接一项工程时，客户要求支付30,000元履约保证金。在项目执行的过程中，因建筑公司未按合同规定的时间完成施工，**终导致客户拒绝返还这30,000元保证金。
根据上述账务处理步骤：
确认违约：客户因合同违约决定不返还履约保证金。 做账务处理： 初始记账：借：银行存款 30,000
贷：履约保证金 30,000
确认不退回：借：营业外收入 30,000
贷：银行存款 30,000
通过这样的处理方式，建筑公司在账务上清晰记录了保证金的收取及**终的收入确认。同时，这一处理方式符合会计原则，也能够有效支撑未来的审计需求。
履约保证金虽然是合同履行的一种保障措施，但因其不予退回而产生的账务处理问题，确实是企业不可忽视的一部分。通过对违约情况的确认、清晰的账务记录以及合法的税务申报，企业不仅能够合法合规地处理这一业务，还能**化保障自身的经济利益。在商业活动中，做好履约保证金的账务处理，能为企业的健康运营提供有力支持。
