在政府采购、工程招投标等商业活动中，投标人通常需要提交一定金额的履约保证金，以展示其履约能力并确保合同的执行。然而，若**终未能中标，投标人就需要申请退还已交纳的履约保证金。本文将详细讲解未中标履约保证金退回申请的流程与注意事项，帮助投标人更有效地进行资金的回收。
一、什么是履约保证金？履约保证金是投标人在参加招标时，根据招标方的要求，预先支付的一笔资金。其主要作用是保证投标人在中标后能够按合同约定履行义务。这笔资金在投标未中标的情况下，应当在相关条件下退还给投标人。
二、申请退还的必要条件在提交未中标履约保证金退回申请之前，投标人需确保满足以下基本条件：
未中标：确保自己在投标中未能获得中标资格。 合同约定：在投标书或相关合同中有关于履约保证金退还的说明。 及时申请：须在规定的时间内向招标方提交申请，避免因过期产生不必要的麻烦。 三、退回申请的步骤以下是申请未中标履约保证金退回的具体步骤：
1. 准备所需材料申请退还履约保证金时，投标人需准备以下材料：
投标文件复印件：包括投标书、投标保证金缴纳证明等。 中标通知的反馈文件：如有，需附上相关文件以证明没有获得中标。 退回申请书：详细说明退还请求的信函。示例
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在申请书中，投标人可写明：“本人_______（姓名）代表_____（公司名称），身份证号码________，因未能中标，请求退还履约保证金，金额为_______元。” 2. 提交申请书依据招标方的要求，向相关部门提交退还申请书。通常可以通过邮寄、传真或亲自送达的方式提交。
3. 跟进申请状态提交申请后，建议定期跟进申请状态，可以通过电话或邮件方式联系招标方的有关负责人，了解申请的处理进度。
四、注意事项在申请未中标履约保证金退回时，投标人需要注意几个关键事项：
保持沟通：与招标方保持良好的沟通，确保申请得到及时处理。 保留证据：对所有与申请有关的文件、邮件和通讯记录进行妥善保存，以备后续查询或维权。 遵循规定程序：确保申请符合招标方的相关规定，避免因程序问题影响申请的成功率。 五、案例分析在某市的工程招标中，投标人A提交了100,000元的履约保证金，但由于在评标阶段排名靠后，**终未能中标。A公司依据相关规定，在中标公示结束后的5个工作日内，向招标方提交了退还申请书，并附上所需材料。
招标方在审核其提交的文件后，发现材料齐全且符合规定，于是迅速启动了退款流程。**终，A公司在申请提交后的14天内收回了全部履约保证金，这充分说明了在申请过程中遵循规范的重要性。
六、总结未中标履约保证金的退回申请是投标过程中一个重要的环节，清楚了解申请的流程与条件，可以有效避免不必要的损失。投标人在参与投标前，务必对相关规定有清晰认识，从而在未中标后能顺利申请退回履约保证金，维护自身权益。适时、有效的沟通与申请将对资金的回收起到积极的促进作用。
