在现代建设工程中，履约保证金是一项不可或缺的保障措施。它不仅能确保承包商按照合同约定履行义务，还能保护业主的合法权益。然而，工程履约保证金的退还也成为了一个关乎双方利益的重要话题。本文将系统地探讨工程履约保证金退还函的起草步骤及注意事项，旨在为相关人员提供实用指导。
施工履约保证金是指承包商在签订合同时，按照合同金额的一定比例向业主缴纳的一笔款项。这笔款项通常在工程竣工并验收合格后，依合同约定的条件退还。这一机制旨在确保承包商严格执行合同条款，并在出现违约行为时，有资金可用以弥补业主的损失。
当工程项目顺利完成，且在验收后确认无任何违约行为时，承包商有权要求返还履约保证金。此时，撰写一封正式的履约保证金退还函显得尤为重要。其主要作用包括：
法律保障：作为正式书面文件，退还函可作为法律依据，确保承包商的权益。 沟通透明：通过函件，承包商能够清晰表明要求和理由，提高沟通效率。 维护关系：及时、合理的函件可以在一定程度上维护承包商与业主之间的良好关系。在撰写退还函之前，承包商需要收集并审核与合同及保证金相关的所有文件，包括：
合同文本 付款凭证 工程验收报告 履约保证金收据在函件的顶部，清晰说明文件名称“工程履约保证金退还函”。
2. 收件人信息在函件的左上角注明收件人信息，包括姓名、职位、公司名称及地址。
3. 发件人信息在收件人信息下方，注明发件人信息，包括姓名、职位、公司名称及地址。
4. 开头称呼使用正式的称谓，常用“尊敬的XXX”或“亲爱的XXX”。
正文部分应包含以下几个关键要素：
1. 引言部分简单说明函件的目的。例如：
“本函旨在请求贵方返还我方已支付的工程履约保证金。” 2. 项目基本情况简要介绍相关工程的基本信息，包括：
工程名称 合同编号 工程竣工日期 相关的验收信息示例
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“根据贵我双方于XXXX年XX月XX日签订的《建筑工程施工合同》，我方负责的XX工程于XXXX年XX月XX日顺利竣工，且已通过贵方的验收。” 3. 退还请求明确请求返还保证金的金额，并附上相关凭证的复印件，以确保请求的合理性和合法性。
示例
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“根据合同约定，履约保证金金额为XX万元。请在收到本函后XX个工作日内，将该笔款项退还到我方指定账户，感谢您的配合。”在函件**，应提前表示感谢，并期待对方的回复。同时，注明发件人的姓名，职务及联系方式，方便后续沟通。
示例
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“感谢贵方的支持与合作。如有任何疑问，请随时联系我。期待您的回复。”在函件底部，签名并注明发件日期。
在撰写工程履约保证金退还函时，需要特别注意以下几点：
语言正式：函件应使用**而简洁的语言，避免使用口语化表述。 条理清晰：确保逻辑连贯，信息有条不紊，方便对方理解。 附件齐全：附上相关合同、收据和验收证明的复印件，以增强函件的可信度。 跟进确认：如果在规定时间内没有收到回复，及时主动跟进，避免拖延。通过以上步骤，承包商可以高效、**地完成工程履约保证金退还函的撰写。这不仅能确保自身利益的维护，还能为后续项目的顺利进行奠定良好基础。
