当合同双方在签署合同时，往往会要求一方或双方提供一笔履约保证金，以确保合同顺利履行。这笔保证金在合同履行完毕后，通常需要退还。此时，就需要一封正式且有效的履约保证金退款函来申请退款。
履约保证金退款函是指在合同履行完毕后，合同的一方或双方向提供履约保证金的一方出具的、用于申请退还履约保证金的函件。这份函件是退款流程的重要组成部分，是退款申请的重要凭证。
基本格式
履约保证金退款函的格式通常包括标题、称谓、正文、结尾和落款几个部分。
标题：清楚标明函件类型，如“履约保证金退款函” 称谓：直接写明收函方名称 正文：详细说明退款申请的原因、金额、时间等信息 结尾：表达感谢或敬意 落款：写明发出函件的一方名称，并加盖公章具体内容
在正文中，需要包括以下几项内容：
退款申请：明确表明是申请退还履约保证金，并写明退款原因，如“兹有我司与贵司签订的《施工合同》已全面履行完毕，特向贵司申请退还履约保证金。” 合同信息：写明合同编号、签订时间、合同金额等基本信息，以确认退款对应的合同 保证金信息：写明履约保证金的缴纳时间、金额、缴纳方式等，并说明保证金目前由哪一方持有 退款方式：详细说明退款的具体方式和流程，包括退款账户信息、退款时间等 联系方式：提供退款相关事宜的联系人姓名、电话、邮箱等，方便收函方联系 附件：提供合同原件、保证金缴纳凭证等相关材料的复印件，以供核对标题：履约保证金退款函
收函方：
尊敬的 某建设有限公司：
我司与贵司于__ 2023 年__ 3 月__ 15 日签订《建设工程施工合同》（合同编号：XX-XX-XX），合同金额为人民币__ 100 万元整。根据合同约定，我司于__ 2023 年__ 4 月__ 1 日向贵司提供了履约保证金人民币__ 10 万元整，由贵司暂行持有。
现我司与贵司的合同已全面履行完毕，特向贵司申请退还上述履约保证金人民币__ 10 万元整。请贵司于本函发出之日起__ 15 个工作日内，将该笔履约保证金退还至以下账户：
账户名称： 某施工有限公司 账户银行： XX银行某支行 银行账户：
特此函达，敬请查收。
此致 敬礼
某施工有限公司 ____ (加盖公章)
__ 2023 年__ 5 月__ 14 日
在撰写履约保证金退款函时，需要注意以下几点：
准确性：确保函件中所有信息准确无误，包括合同信息、保证金信息、退款方式等。 正式性：履约保证金退款函是正式函件，需使用正式、严谨的语言和表达方式。 清晰易懂：函件内容需清晰明了，避免使用过于复杂的句式或**术语，方便收函方快速理解。 提供完整信息：确保函件中提供的所有信息完整详尽，避免遗漏，以免影响退款流程。 使用恰当的称谓和结尾：称谓和结尾需符合收函方的身份和双方之间的关系，表达应得体、恰当。 及时性：履约保证金退款函应在合同履行完毕后及时发出，以免影响退款进度。在履约保证金退款过程中，可能会遇到一些常见问题，如下：
保证金被无故扣留：如果对方无故拒绝退还保证金或设置不合理的退款条件，可以先尝试通过协商解决。如果协商未果，可以考虑通过法律途径维护自身权益。 保证金金额有争议：如果双方对保证金金额存在争议，可以参考合同中的相关条款或寻求第三方仲裁机构介入。 保证金退款流程复杂：一些大型项目或涉外项目可能会涉及复杂的退款流程，建议提前了解相关政策和规定，并寻求**人士帮助。总之，一份有效的履约保证金退款函，是顺利退还保证金的重要一步。在撰写时，需确保信息准确无误，表达正式清晰，并提供完整详尽的信息。同时，了解常见的退款问题和解决方法，也可以帮助顺利推进退款流程。
