在政府采购活动中，履约保证金约定是采购方和供应商之间的一项重要协议。它旨在确保中标供应商能够按照合同要求履行自己的义务，如若不然，采购方可以扣留保证金作为补偿。然而，如果处理不当，履约保证金也可能成为争议的根源，对采购项目造成负面影响。因此，了解履约保证金的性质、作用和适用范围，以及如何在采购合同中有效地对其进行约定，对于规避风险、保障各方权益至关重要。
履约保证金，是指采购方为确保中标供应商按照合同约定履行义务而要求其提供的保证金。它是一种合同担保，旨在通过设定一定的经济惩罚机制，督促供应商认真履行合同义务，减少采购项目的履约风险。
在采购法中，履约保证金约定是采购合同中的一项重要条款。根据《政府采购法》第七十一条的规定，政府采购合同可以约定履约保证金。这意味着履约保证金并非必备条款，而是可以根据采购项目的具体情况和需求进行约定。
履约保证金的作用主要体现在两个方面：
保障采购项目的履约：履约保证金为采购方提供了经济担保，督促供应商认真履行合同义务。如果供应商未能按时、按质、按量履行合同，采购方可以从保证金中扣除违约金或赔偿金，以弥补自身损失。 减少采购风险：履约保证金为采购项目增添了一道风险防线。在供应商履行合同过程中，如果出现违约情况，采购方可以直接从保证金中获得补偿，从而降低经济损失。这有助于采购项目顺利进行，避免因供应商违约而造成的时间和经济成本。履约保证金适用于各种类型的政府采购项目，包括货物、工程和服务采购。在决定是否约定履约保证金以及约定多少金额时，需要考虑采购项目的具体情况，如采购项目的重要性、复杂性、供应商的履约能力和信誉等。
一般来说，对于涉及公共安全、社会稳定或具有重要影响的采购项目，或者供应商的履约能力和信誉存在疑虑时，采购方通常会选择约定履约保证金。此外，对于一些复杂或高价值的采购项目，履约保证金也可以作为风险管理的一项措施。
在采购合同中约定履约保证金时，需要注意以下几点：
明确约定保证金的形式：履约保证金可以有多种形式，包括现金、银行保函、担保函等。在合同中，应明确约定履约保证金的形式，并确保其符合相关法律法规的要求。例如，根据《政府采购法》第七十二条的规定，以银行保函形式提供的履约保证金，应当由供应商通过其基本账户开户银行或者其他合规银行出具。 合理确定保证金金额：履约保证金金额不应过高或过低。过高的保证金可能对供应商造成经济负担，影响其正常履约；而过低的保证金则可能无法起到应有的担保作用。在确定保证金金额时，应综合考虑采购项目的性质、规模、供应商的履约能力等因素，并参考市场惯例和行业标准。 明确保证金交纳时间和方式：在合同中，应明确约定履约保证金的交纳时间，包括是否分期交纳、每期的具体时间等。此外，还应约定保证金的交纳方式，如现金、银行转账等。 约定保证金的管理和退还：履约保证金交纳后，采购方应妥善管理，确保其安全和完整。在合同中，应约定保证金的存放方式、利息归属等事项。此外，还应明确约定保证金退还的条件和时间，如在供应商履行合同义务后，经采购方确认，在一定时间内退还保证金。 注意履约保证金与违约责任的区分：履约保证金并非违约责任的替代。如果供应商违约，采购方可以从保证金中扣除相应金额，但这并不免除供应商继续履行合同或承担其他违约责任的义务。在合同中，应明确区分履约保证金与违约责任，避免因处理不当而引发争议。某市交通局在采购公交车时，在采购合同中约定了履约保证金条款。合同规定，中标供应商应在签订合同后一周内，向交通局缴纳总中标金额 5% 的履约保证金，以现金形式缴纳。供应商按时缴纳了保证金，并在合同履行过程中按要求交付了公交车。在验收合格后，交通局在约定时间内退还了履约保证金。
在这个案例中，交通局合理地使用了履约保证金约定来保障采购项目的顺利进行。他们明确了保证金的形式、金额、交纳时间和方式，并妥善管理和及时退还了保证金，有效地规避了履约风险，保障了各方权益。
履约保证金约定是采购法中的一项重要规定，旨在确保供应商履行合同义务，保障采购项目的顺利进行。在采购合同中，明确、合理地约定履约保证金，能够有效规避风险，维护采购方和供应商的合法权益。在实际操作中，采购方应根据采购项目的具体情况，充分考虑履约保证金的适用范围、注意事项等，从而做出符合项目需求的约定。
