在商业合同中，履约保证金是买卖双方约定的一种保证交易顺利进行的金钱保证，通常在履行合同义务前支付。当交易完成后，履约保证金一般会退还。但如果一方未按合同履行义务，另一方可以追索履约保证金来补偿损失。
当合同签署后，甲方如约支付了履约保证金，但乙方在合同履行过程中出现违约行为，甲方可以依法追索履约保证金。那么，追索时应该如何发函呢？这篇文章将详细探讨这个问题。
在商业合同中，履约保证金是合同双方约定的，为确保合同顺利履行，由一方或双方预先支付给对方或第三方的一定数额资金。履约保证金一般在合同履行前支付，作为一种担保方式，保证合同的顺利履行。
当合同履行完毕，经双方确认后，履约保证金一般会原路退还。但如果一方未按合同约定履行义务，违约方将承担相应的违约责任，履约保证金可以作为补偿损失的一种方式。
当合同一方（称为“乙方”）在合同履行过程中出现违约行为时，另一方（称为“甲方”）有权追索履约保证金。常见的违约行为包括：
延迟交付或未交付合同约定的货物/服务：根据合同法，交付货物或提供服务是卖方的一项基本义务。如果乙方延迟交付或未交付约定的货物/服务，甲方可以追索履约保证金。
交付的货物/服务不符合合同约定：如果乙方交付的货物/服务存在质量问题，或不符合合同约定的规格/标准，甲方可以要求乙方整改，并追索履约保证金。
违反保密协议：在许多商业合同中，双方会签署保密协议，以保护商业秘密和敏感信息。如果乙方违反保密协议，泄露了甲方的商业秘密，甲方可以追索履，约保证金。
转包或违规分包：在工程承包合同中，乙方未经甲方同意，将工程转包或违规分包给第三方，甲方可以追索履约保证金。
当甲方决定追索履约保证金时，应该如何发函呢？一般包括以下几个步骤：
1. 确认违约事实
甲方应该首先确认乙方是否确实存在违约行为。这可以通过收集和审查证据来完成，包括合同文件、通信记录、交付货物/服务的记录等。如果有必要，甲方还可以聘请第三方机构进行调查和评估。
2. 计算损失
甲方应该计算因乙方的违约行为而造成的损失。这可能包括直接经济损失、间接经济损失和潜在的商业机会损失。甲方应该准备好详细的损失清单和计算方法，作为追索的依据。
3. 发送追索函
追索函是甲方正式追索履约保证金的书面通知。追索函的内容应该包括：
甲方的基本信息和联系方式；
合同的基本信息，包括合同编号、签署日期、合同金额等；
乙方的违约行为，包括违约事实和具体细节；
甲方计算的损失金额和计算方法；
追索履约保证金的具体要求和时限；
甲方进一步的行动，例如保留法律诉讼的权利等。
4. 选择送达方式
追索函发送后，甲方应该选择合适的送达方式，确保乙方收到追索函。常见的送达方式包括直接送达、挂号邮寄、特快专递等。甲方应该保留送达记录，作为证据。
5. 跟进和谈判
在发送追索函后，甲方应该跟进乙方的回应，并准备好与乙方谈判。谈判可能包括对损失金额的协商，以及履约保证金的退还方式等。如果谈判成功，双方应该签署协议，以确认结果。
6. 进一步行动
如果谈判失败，或乙方拒绝回应，甲方可以考虑进一步的行动，包括：
通过法律途径追索：甲方可以向法院提起诉讼，要求乙方支付违约赔偿金，并追索履约保证金。
通过仲裁追索：如果合同中约定了仲裁条款，甲方可以根据该条款向仲裁机构提起仲裁，要求乙方支付违约赔偿金，并追索履约保证金。
案例一：延迟交付
A公司与B公司签订一份采购合同，A公司向B公司购买一批原材料，合同约定交付日期为2023年6月30日。A公司按合同约定支付了履约保证金。但B公司因生产问题，延迟交付，直到2023年7月15日才交付原材料。A公司可以追索履约保证金吗？
分析：B公司延迟交付原材料，违反了合同约定。A公司可以追索履约保证金。追索函中应该包括延迟交付的事实和细节，以及A公司因此造成的损失。
案例二：质量问题
C公司与D公司签订一份工程合同，C公司委托D公司建设一座桥梁，合同约定桥梁的质量标准和验收程序。C公司按合同约定支付了履约保证金。但在建设过程中，D公司使用了不符合标准的材料，导致桥梁存在质量问题。C公司可以追索履约保证金吗？
分析：D公司使用了不符合标准的材料，导致桥梁存在质量问题，违反了合同约定。C公司可以追索履约保证金。追索函中应该包括质量问题的证据，以及C公司因此需要承担的额外费用。
合同履约保证金是确保合同顺利履行的有效方式。当一方出现违约行为时，另一方可以追索履约保证金来补偿损失。追索时，应该确认违约事实，计算损失，并发送追索函。选择合适的送达方式，并准备好与对方谈判。如果谈判失败，可以考虑通过法律或仲裁途径追索。
