在商业合同中，履约保证金是买方或承包商为确保合同履行而向卖方或业主提供的金钱担保。当合同履行完毕且买方确认卖方履行了所有义务后，履约保证金通常会退还。但有时，买方可能需要在合同履行期间或履行前要求取消履约保证金。这时候，买方需要向卖方发出一份书面函件，阐明取消履约保证金的请求。
那么，如何撰写这样一封函件才能有效传达请求，并确保**保护自己的权益呢？下面将从几个方面进行详细说明。
在撰写取消履约保证金函之前，首先要了解履约保证金的性质和目的。履约保证金是合同双方之间的一种保障措施，目的是确保合同的顺利履行，保护双方的权益。履约保证金一般由买方在签订合同时支付给卖方，金额通常为一笔固定数额或合同总价的一定比例。
履约保证金在合同履行过程中起着重要作用。如果买方未能履行合同义务，卖方可以从履约保证金中扣除相应金额作为补偿。同样，如果卖方未能履行合同义务，买方也可以要求卖方退还履约保证金。
在撰写取消履约保证金函时，必须提供合理且有说服力的理由。常见的理由包括：
合同条款变更：如果在合同履行期间，双方对合同条款进行了变更，导致履约保证金不再必要，则买方可以请求取消履约保证金。例如，双方可能对交付时间、付款方式或质量标准进行了调整，从而减少了违约风险。
合同提前履行：如果卖方提前完成了合同规定的义务，买方可以请求取消履约保证金。例如，卖方可能提前交付了货物或完成了项目，并得到了买方的验收和确认。
卖方违约：如果卖方未能履行合同义务，导致买方遭受损失，买方可以请求取消履约保证金，并从中扣除相应金额作为补偿。例如，卖方可能交付的货物不符合质量标准，或未能在规定时间内完成项目。
双方协商：如果双方通过协商，同意取消履约保证金，则买方可以据此提出请求。在这种情况下，双方可能已经建立了足够的信任，或找到了其他方式来保障双方的权益。
在确定了取消履约保证金的理由后，就可以开始撰写函件了。函件应包括以下几个部分：
函头：在函头中，应写明发函方和收函方的名称或头衔，以及发函日期。例如：[买方名称]
致：[卖方名称]
[日期]
主题：在主题中，应明确写明函件的目的，例如：「关于取消履约保证金事宜」。
正文：正文是函件的核心部分，应包括以下内容：
简要介绍合同背景：在正文开头，应简要介绍合同的基本情况，包括合同编号、签订日期、合同标的等，以便于卖方了解合同的整体情况。
说明取消履约保证金的理由：在介绍完合同背景后，应阐明请求取消履约保证金的具体理由。此部分内容应详细、有说服力，并提供必要的证据或证明。
提出具体请求：在说明完理由后，应明确提出取消履约保证金的请求，并说明希望卖方采取的行动，例如：「特此请求贵方在收到本函后[时间期限]内将履约保证金退还至以下账户」。
表达善意：在提出请求的同时，也可以表达自己的善意，例如：「我方非常重视与贵方的合作关系，希望通过取消履约保证金来加强双方的信任和合作」。
落款：在函件结尾，应写明发函方的名称或签名，以及联系方式。例如：
特此函达，敬候佳音。
[买方名称]
[联系电话]
[电子邮箱]
在撰写取消履约保证金函时，还应注意以下几点：
谨慎选择理由：在说明取消履约保证金的理由时，应确保理由真实、合理，并提供必要的证据或证明。不可编造或夸大理由，否则可能导致卖方不信任甚至拒绝请求。
明确表达请求：在提出取消履约保证金的请求时，应使用明确、直接的语言，避免模棱两可或含糊不清的说法。确保卖方能够清楚了解你的请求和意图。
保持礼貌和尊重：函件的语气应保持礼貌和尊重，避免使用过于强硬或挑衅性的语言。即使卖方存在违约行为，也应保持冷静和**的态度。
遵守合同条款：在提出取消履约保证金的请求时，应确保不违反合同中的任何条款或规定。如有必要，可以咨询法律**人士，确保自己的请求符合合同规定和相关法律法规。
以下是一个买方因合同提前履行而请求取消履约保证金的案例：
一家建筑公司（买方）与一家材料供应商（卖方）签订了一份供应合同，合同规定买方应支付一笔履约保证金。在合同履行期间，卖方提前完成了材料供应，并得到了买方的验收和确认。买方决定请求取消履约保证金，并撰写了以下函件：
[买方名称]
致：[卖方名称]
[日期]
主题：关于取消履约保证金事宜
尊敬的[卖方名称]：
我方于[合同签订日期]与贵方签订了编号为[合同编号]的供应合同，合同规定我方应支付一笔履约保证金。
现鉴于贵方已于[材料交付日期]提前完成了合同规定的材料供应，并得到了我方的验收和确认，特此请求贵方取消该履约保证金。我方希望贵方在收到本函后[时间期限]内将履约保证金退还至以下账户：
[银行名称]
[账户名称]
[账户号码]
我方非常重视与贵方的合作关系，希望通过取消履约保证金来加强双方的信任和合作。感谢贵方理解和支持。
特此函达，敬候佳音。
[买方名称]
[联系电话]
[电子邮箱]
在这个案例中，买方在函件中明确提出了取消履约保证金的请求，并提供了合同提前履行的证据。同时，买方也表达了加强双方信任和合作的愿望，体现了礼貌和尊重的态度。
