在商业采购活动中，采购履约保证金是一种常见的风险管理手段。它是指采购方为确保供应方履行合同义务，在签订采购合同时向供应方支付的一笔保证金。这笔保证金一般会在供应方履行完合同义务后退还。但有时由于各种原因，供应方可能无法及时或完全退还采购履约保证金，这就需要采购方写一份采购履约保证金退还申请书，来维护自己的权益。
那么，如何写好一份采购履约保证金退还申请书呢？下面我们将结合具体案例，为您提供一份详细的模板，并分析其中的关键要点，助力企业高效沟通，促进合作共赢。
（发函单位）
（发函日期）
（收函单位）：
贵公司于 （时间） 与我公司签订了《 （合同名称） 》，合同号： （合同号） 。根据合同约定，我公司于 （时间） 按时、按量、按质履行了合同规定的全部义务。按照合同 （条款） 的约定，贵公司应在我公司履行完毕后 （工作日/天） 内无条件退还履约保证金人民币 （金额） 元整（大写： （大写金额） 元）。但至今我公司仍未收到该笔履约保证金的退还。特申请贵公司按合同约定及时退还履约保证金，并支付逾期退还保证金所产生的利息。
为避免影响双方的合作关系，请贵公司收到本函后 （工作日/天） 内将上述款项汇入我公司以下账户：
（公司名称）
银行账户： （账户信息）
开户银行： （银行名称）
银行账号： （账号）
特别注意：
明确合同条款： 在申请书中，需明确指出双方签订合同的时间、名称、合同号等信息，以及申请人已按时、按量、按质履行了合同规定的全部义务。
强调合同约定： 重点强调合同中关于履约保证金退还的条款，并指出对方未按约定退还履约保证金的事实。
提出具体要求： 明确提出对方的退还方式、退还时间以及逾期退还所产生的利息等具体要求，并提供收款账户信息。
设定合理期限： 给对方一个合理的处理期限，避免影响双方的合作关系。
保留进一步追索的权利： 如果对方仍不履行退还义务，可在此处添加一句：“我公司保留进一步追索的权利。”
在申请书中，首先要明确双方签订合同的时间、名称、合同号等基础信息，以确认双方的合作关系。同时，强调申请人已按时、按量、按质履行了合同规定的全部义务，为下一步要求退还履约保证金奠定基础。
在指出对方未按约定退还履约保证金时，需要准确引用合同中的相关条款。例如：“按照《 （合同名称） 》 （条款） 约定，贵公司应在我公司履行完毕后 （工作日/天） 内无条件退还履约保证金。” 这可以有效地支持自己的申请，也显示出对合同的重视和对自身权益的维护。
在提出退还履约保证金的申请时，需要提供详细的收款账户信息，包括公司名称、银行账户、开户银行、银行账号等。这可以方便对方及时、准确地退还保证金，也显示出申请人已做好准备，以期尽快解决问题。
在提出退还申请时，可以给对方一个合理的处理期限。这可以避免对方拖延处理，也显示出申请人希望尽快解决问题的诚意。例如：“请贵公司收到本函后 （工作日/天） 内将上述款项汇入我公司账户。”
如果对方在合理期限内仍未退还履约保证金，申请人可以在此处添加一句：“我公司保留进一步追索的权利。” 这句话可以起到一定的警示作用，也为下一步采取进一步行动留下空间。
一家采购公司与一家供应公司签订了一份采购合同，合同中约定由采购公司预付80%的采购款，剩余20%作为履约保证金在供应公司履行完合同义务后予以退还。但当采购公司按时、按量、按质履行了合同规定的全部义务后，却未在约定的时间内收到履约保证金的退还。
处理过程：
采购公司写了一封采购履约保证金退还申请书，明确指出双方签订合同的时间、名称、合同号等信息，并强调已按约履行了合同义务。同时，准确引用了合同中关于履约保证金退还的条款，并提供了详细的收款账户信息。采购公司给对方一周的时间处理此事，并保留进一步追索的权利。
结果：
在收到采购公司的退还申请后，供应公司及时与采购公司沟通，承认了错误，并按约定退还了履约保证金，双方的合作关系也得到了维护。
综上所述，一份有效的采购履约保证金退还申请书，应包括明确的合同基础、履约情况、准确的合同条款引用、详细的收款账户信息，以及合理的处理期限等。这不仅可以有效维护自身的权益，也显示出对合同的重视和对合作关系的重视。同时，也为企业之间高效沟通、促进合作共赢提供了帮助。
