扣除合同履约保证金，通常是指在合同履行过程中，因一方未按约定履行合同义务，另一方根据事先约定扣除一定数额的履约保证金作为惩罚。那么，在实际操作中，如何写一份扣除合同履约保证金通知函呢？这需要注意哪些问题？下面将进行详细分析。
在商业合同中，履约保证金是一种常见的保证履约方式。当一方当事人存在违约行为时，守约方有权根据合同约定扣除履约保证金。而扣除合同履约保证金通知函，则是守约方行使该权利的重要凭证。一份合理、合法的通知函，不仅能有效维护自身权益，也是今后处理纠纷、诉讼的关键证据。因此，写好扣除合同履约保证金通知函，具有重要意义。
撰写通知函时，应首先明确扣除履约保证金的法律依据及合同条款。合同中应有明确的约定，包括履约保证金的数额、扣除条件、扣除程序等。同时，应符合《担保法》、《合同法》等相关法律法规的规定。
在通知函中，应详细陈述对方当事人的违约事实。包括违约行为的具体情节、时间、地点等，并提供相应的证据材料。如：
贵方于2023年8月1日，未按约定交付合同约定的货物，并拒绝我方提货，导致我方生产线停工，造成直接经济损失人民币100万元。我方曾多次与贵方协商，要求贵方继续履行合同，但贵方仍拒不履行。
详细陈述违约事实后，应阐明对方的违约行为性质及严重性。如：
贵方的行为已经构成根本违约，严重违反了合同法第二百二十九条的规定，我方有权要求贵方继续履行、采取补救措施或者赔偿损失。
在通知函中，应明确告知对方将扣除履约保证金，并说明扣除的具体数额及计算方法。如：
根据双方签订的《商品买卖合同》第六条第（三）款的约定：“乙方如未按时交付货物，应向甲方支付违约金，违约金数额按未交付货物对应金额的5%计算。”我方将从贵方预留的履约保证金中扣除人民币50万元。
在通知对方扣除履约保证金的同时，可以提供解决方案或协商机会。如：
鉴于贵方已构成根本违约，我方有权要求解除合同。为避免更大的损失，我方建议贵方继续履行合同，并赔偿我方因停工导致的损失。如贵方有其他解决方案，可与我方联系协商。
在通知函中，应设定合理的期限，要求对方在期限内予以回复或采取行动。同时，说明对方如逾期未回复或采取行动，将被视为接受守约方的处理方案。如：
请贵方自收到本函之日起5个工作日内予以回复，并告知我方是否同意继续履行合同。如贵方逾期未回复，我方将视为贵方同意继续履行合同，我方将从履约保证金中扣除相应金额。
通知函中，应保留进一步追究对方责任的权利。如：
如贵方仍拒绝履行合同，我方将采取进一步法律行动，并要求贵方赔偿全部损失，包括但不限于直接损失、间接损失、预期利益损失等。
某公司与一家建筑公司签订工程施工合同，约定工程进度按节点付款，建筑公司应于2023年6月30日前完成基础工程。同时，合同约定建筑公司应预留20万元履约保证金，如建筑公司未按时完成基础工程，某公司有权扣除履约保证金。但建筑公司未按时完工，某公司如何写扣除合同履约保证金通知函？
通知函样本：
扣除合同履约保证金通知函
致：XX建筑工程有限公司
我公司与贵公司签订的《工程施工合同》中明确约定，基础工程应于2023年6月30日前完工，并约定如贵公司未按时完工，我公司有权从履约保证金中扣除人民币10万元。
现贵公司未按时完成基础工程，已构成违约。贵公司的违约行为导致我公司工期延误，造成直接经济损失。根据合同法**百零七条的规定，贵公司应继续履行合同，并承担违约责任。
鉴于此，我公司决定从贵公司预留的履约保证金中扣除人民币10万元。请贵公司自收到本函之日起3个工作日内予以确认，并告知我公司是否同意继续履行合同。如贵公司逾期未回复，我公司将视为贵公司同意继续履行合同，并将从履约保证金中扣除相应金额。
特此通知。
XXXX有限公司
二〇二三年七月一日
通知函应及时送达对方，以避免对方以未收到通知为由拒绝承担责任。通知函可通过专人送达、挂号邮寄送达、电子邮件送达等方式，并保留送达记录。
在撰写通知函时，应注意保留相关证据，包括合同文本、往来函件、违约证据等。如有必要，可通过公证机关对证据进行公证。
通知函应符合一定的格式要求，包括使用正式的信函格式、加盖公司印章、由公司法定代表人或授权代表签字等。
撰写扣除合同履约保证金通知函，需要全面理解合同条款，准确把握对方违约事实，并合理运用法律规定，以维护自身合法权益。一份合理、合法的通知函，不仅能有效解决合同纠纷，也是今后诉讼的关键证据。因此，在实际操作中，应重视扣除合同履约保证金通知函的撰写，确保通知函合法、合理、合规。
