在商业合同中，履约保证金作为一种常见的保证履约方式，往往在合同履行结束后，甲方会将保证金退还给乙方。但有时会出现甲方拒不退还或无故扣除的情况，这时候乙方应该如何要回自己的履约保证金呢？这就需要掌握正确的要回履约保证金的办法。
所谓履约保证金，是指保证合同履行，由合同当事人约定，由一方或双方缴纳，在合同履行后返还的一定数额的货币。履约保证金的作用在于，当合同一方出现违约行为时，另一方可以从保证金中扣除违约金或赔偿金，以保障自己的权益。一般情况下，履约保证金由双方共同监管，或由第三方（如银行）监管。
当合同履行结束后，乙方有权要求甲方退还履约保证金。但有时甲方可能以各种理由拒绝退还，这时候乙方该怎么办呢？下面将详细介绍要回履约保证金的完整步骤。
在要回履约保证金之前，首先需要核实合同中关于履约保证金的相关条款。合同中通常会对履约保证金的数额、用途、退还时间和条件等作出规定。因此，要了解自己要回履约保证金的权利和条件，就需要仔细阅读合同条款。
例如，在建设工程合同中，通常会规定在工程竣工验收合格后，甲方应在一定期限内无条件退还履约保证金。如果合同中没有明确规定退还时间，也可以参照行业惯例或相关法律规定来确定退还时间。
案例： 某公司与一家建筑公司签订合同，约定由建筑公司负责公司新厂房的建设工程。合同中规定建筑公司需缴纳总工程款5%的履约保证金，并在工程竣工验收合格后7日内退还。然而，在工程完工后，某公司以各种理由拒绝退还履保证金。建筑公司可以依据合同条款，要求某公司退还履约保证金。
在要回履约保证金的过程中，证据材料是关键。因此，在合同履行过程中，乙方应注意收集和保存相关证据，如履约保证金的缴纳凭证、甲方签发的收据等。
此外，还应收集能够证明自己已履行合同义务的证据，如工程验收报告、交付使用证明等。如果甲方存在违约行为，也应收集相关证据，如公证处的违约事实公证、仲裁机构的仲裁裁决等。这些证据材料将是要回履约保证金的强有力支撑。
案例： 某公司与一家设计公司签订合同，约定由设计公司为其设计一套企业形象标识。合同中规定设计公司需缴纳总设计费10%的履约保证金，并在设计交付使用后3日内退还。在设计交付使用后，某公司却以设计不符合要求为由拒绝退还履约保证金。设计公司可以提供设计交付使用证明、某公司之前的确认签字等证据，来反驳其说法并要回履约保证金。
在收集好相关证据材料后，乙方可以先尝试与甲方协商谈判，要求退还履约保证金。在协商过程中，乙方应明确表达自己的退还要求，并提供相关证据材料来证明自己的要求合理合法。
如果甲方存在违约行为，乙方也可以在协商中提出自己的违约金或赔偿金要求。在协商谈判时，应注意做好谈判记录，如谈判时间、地点、参加人员、谈判内容等，这些记录将有助于后续的维权行动。
案例： 某公司与一家软件开发公司签订合同，约定由软件开发公司为其开发一套管理软件。合同中规定软件开发公司需缴纳总开发费20%的履约保证金，并在软件交付使用后全额退还。但在软件交付使用后，某公司以各种借口拖延退还履约保证金。软件开发公司多次与某公司协商谈判，提供了软件交付使用证明、某公司之前的测试确认签字等证据，**终成功要回了履约保证金。
如果协商谈判未能达成一致，乙方可以向甲方发函要求退还履约保证金。在发函中，应明确指出甲方拒绝退还履约保证金的行为已经构成违约，并要求甲方在一定期限内退还保证金，否则将采取进一步的法律行动。
在发函时，应采用书面形式，并通过挂号邮寄、快递或直接送达等方式，确保甲方收到函件。同时，应注意保存好发函的相关证据，如邮寄凭证、送达回执等。
案例： 某公司与一家咨询公司签订合同，约定由咨询公司为其提供商业咨询服务。合同中规定咨询公司需缴纳总咨询费30%的履约保证金，并在咨询服务完成后15日内退还。但在咨询服务完成后，某公司却拖延退还履约保证金。咨询公司多次协商无果后，向某公司发函要求退还履约保证金，并指出其拖延行为已经构成违约。**终，在咨询公司的持续压力下，某公司退还了履约保证金。
如果甲方在收到退还要求后仍拒绝退还履约保证金，乙方可以根据合同中的争议解决条款，申请仲裁或向法院起诉。在申请仲裁或起诉时，应提供相关证据材料，如合同文本、履约保证金缴纳凭证、协商谈判记录等，以证明自己的要求合理合法。
如果合同中没有约定争议解决方式，乙方可以根据我国《合同法》等相关法律规定，选择向甲方所在地法院起诉，或向乙方所在地法院起诉。在诉讼过程中，法院可能会要求双方提供担保，以保证诉讼的顺利进行。
案例： 某公司与一家广告公司签订合同，约定由广告公司为其制作一套电视广告片。合同中规定广告公司需缴纳总制作费40%的履约保证金，并在广告片交付使用后退还。但在广告片交付使用后，某公司却拒绝退还履约保证金，并声称广告片不符合要求。广告公司多次协商发函无果后，根据合同中的仲裁条款，向当地仲裁委员会申请仲裁，**终成功拿回了履约保证金。
要回履约保证金需要掌握正确的方法和步骤。通过以上介绍，我们了解到要回履约保证金的完整步骤包括：核实合同条款、收集证据材料、协商谈判、发函要求，以及申请仲裁或起诉。在要回履约保证金的过程中，乙方应注意收集和保存相关证据，并尝试与甲方协商谈判，只有这样才能更好地维护自己的合法权益。如果协商失败，也可以通过发函或法律途径来要回保证金。希望这份指南能够帮助到遇到类似问题的读者。
