在信息化项目中，履约保证金是一笔常见的费用，也是项目实施过程中一项重要的保障措施。然而，由于各种原因，这笔保证金往往成为“烫手山芋”，让企业苦恼不已。如何妥善处理履约保证金，成为信息化项目成功实施的关键之一。
履约保证金，一笔“不容乐观”的支出 对企业来说，信息化项目投资是项不小的开支，而履约保证金往往又是其中的一大笔费用。在项目实施初期，企业就需要预先支付一笔不小的费用作为履约保证金，这无形中增加了企业的财务压力。尤其是对于中小企业而言，这笔支出可能对企业的现金流造成不小的影响。
“不退”二字的背后：复杂而严峻 履约保证金不退，这一规定看似简单，实则暗藏着许多复杂因素。在项目实施过程中，如果出现合同纠纷、质量问题或甲方变动等情况，履约保证金往往就无法如期退还，甚至被部分扣除或全部没收。而对于企业来说，这无疑是雪上加霜。除了合同中约定的情形外，还有许多不可预见的因素可能导致履约保证金“有去无回”。
明确目的，合法合规 企业在签署合同前，应当明确履约保证金的用途，确保其合法合规。履约保证金应与项目直接相关，用于保障项目实施过程中的各项费用，例如：解决项目实施过程中的质量问题、合同违约金等。切莫将履约保证金作为业主方或甲方的“盈利工具”，或被用于其他与项目无关的用途。
详细审查合同条款 合同是履约保证金的使用依据。在签署合同前，企业应仔细审查有关履约保证金的各项条款，包括保证金数额、缴纳方式、退还条件等。确保条款清晰明确，避免因理解偏差或漏洞导致保证金“打水漂”。此外，还应注意与业主方或甲方约定明确的退还保证金的时间点和方式，避免因拖延或任意扣除造成损失。
充分评估，合理设定数额 履约保证金的数额应根据项目情况合理设定。企业应综合考虑项目规模、复杂程度、潜在风险等因素，充分评估而不得过高。在部分政府采购项目中，会对保证金上限作出规定，企业可参考相关规定，也可在市场上进行比较，避免因保证金过高而增加不必要的负担。
做好风险控制，谨慎操作 企业应预先做好风险评估和控制，尽可能减少发生合同纠纷的几率。在项目实施过程中，积极主动、及时高效地完成任务，确保项目进度和质量。同时，注意保留充分的项目文档和证据，以防出现纠纷时能更好地维护自身权益。
积极沟通，争取退还 在项目结束时，企业应积极与业主方或甲方沟通，充分说明项目完成情况，并提供相关证据材料。若项目执行顺利、质量满足要求，应按照合同约定及时退还履约保证金。在业主方或甲方有异议时，也可通过沟通、协调，寻求双方均可接受的解决方案。
“失而复得”的履约保证金 A企业曾中标一个政府信息化项目，合同金额为120万元，并需要预先缴纳额度为合同金额30%的履约保证金。在项目实施过程中，因政府方需求变化，项目进行了一定调整。虽然出现了一些额外工作和费用，但A企业积极与政府方沟通，**终达成一致意见，按时交付了项目，并顺利通过验收。在结算时，政府方也按合同约定全额退还了履约保证金。
“一去不回”的教训 然而，B企业就没那么幸运了。他们在一个商业信息化项目中，因轻信甲方承诺，仅口头约定履约保证金退还事宜，未在合同中作出详细规定。项目实施过程中，因甲方不断“添油加醋”，增加各种额外需求，超出 originally 预算。**终，以项目未达到预期效果为借口，甲方不仅不支付尾款，还以违约为由扣除了大部分履约保证金。B企业因缺乏书面证据，难以维权，**终“血本无归”。
履约保证金虽然是信息化项目中一项“麻烦事”，但企业不可对此掉以轻心。谨记“未雨绸缪”，在项目签署合同时即对相关事宜作出详细约定，并严格按照合同内容操作，确保自身合法权益。同时，企业也应积极主动、高效完成项目，避免出现合同纠纷。**终，在项目结束时，争取履约保证金的顺利退还，为企业带来真真切切的利益。
