前言：

在工程建设领域，履约保证金是业主方和承包方之间常见的约定，它旨在保证承包方按时、按质、按量完成工程项目。当合同条款履行完毕后，业主方需及时通知承包方取回履约保证金。因此，一份清楚、完整的《通知取履约保证金的函》至关重要。这份函件将成为双方交易的正式凭证，也是保证友好合作的关键。

主题：《通知取履约保证金的函》的撰写要点及注意事项

正文：

在工程建设领域，一份完整的《通知取履约保证金的函》是业主方和承包方之间友好合作的见证，也是工程项目顺利完成的标志。这份函件将成为双方交易的重要凭证，具有法律效力。那么，该如何撰写这份重要的函件呢？以下将详细介绍该函件的撰写要点及注意事项。

首先，我们需要了解什么是履约保证金。履约保证金是承包方为保证按时、按质、按量履行合同义务而向业主方提供的保证金。它通常以银行保函、现金或银行存款的形式存在。当合同条款履行完毕后，业主方应及时通知承包方取回履约保证金。

一、《通知取履约保证金的函》的撰写要点

1. 清楚地写明主题

函件的主题应直接明了，如 "通知取履约保证金的函"。这将使收函方一目了然，清楚了解函件内容。

2. 准确地写明合同信息

函件中应准确写明相关合同的信息，包括合同编号、合同签订时间、合同双方的名称等。这些信息将使函件更加正式和准确。例如："本公司与贵公司签订的合同编号为XX-XX-XX"。

3. 详细地写明履约保证金信息

函件中应详细写明履约保证金的相关信息，包括保证金金额、保证金形式（银行保函、现金或银行存款）、保证金存入或提供的日期等。例如："根据合同规定，贵公司向本公司提供了金额为XXX万元的履约保证金，该保证金于XX年XX月XX日以银行保函的形式提供"。

4. 清楚地写明取回保证金的理由

函件中应清楚写明取回履约保证金的理由，通常情况下，该理由是合同条款已经履行完毕。例如："现合同条款已全部履行完毕，贵公司已按时、按质、按量完成了合同规定的工程项目，因此，我方通知贵方取回履约保证金"。

5. 明确地写明取回保证金的程序

函件中应明确写明取回履约保证金的具体程序，包括需要提供的资料、保证金退还的方式和时间等。例如："请贵方于XX年XX月XX日前向我方提供以下资料：XX、XX、XX。我方将在收到以上资料后五个工作日内将履约保证金退还给贵方"。

6. 写明联系方式和地址

函件中应写明业主方的联系方式和地址，以便承包方联系和沟通。例如："如贵方在取回履约保证金过程中遇到任何问题，请及时与我方联系。联系人：XX；电话：XX；地址：XX市XX路XX号"。

二、撰写函件时的注意事项

1. 确保函件的正式性和准确性

《通知取履约保证金的函》是一份正式的商务函件，具有法律效力。因此，在撰写时应确保函件的正式性和准确性。函件的内容应直接基于合同条款，准确引用相关条款，避免出现歧义。

2. 避免使用模糊或过于随意的语言

函件的语言应正式、准确，避免使用模糊或过于随意的语言。例如，不要使用 "大概"、"可能" 等模糊词语，应使用 "将"、"会" 等确切词语。

3. 确保函件的完整性

函件应包括所有必要的信息和步骤，避免遗漏。确保函件的完整性将减少未来可能的争议和纠纷。

4. 留意函件的格式和排版

函件的格式和排版应正式、整洁，确保易于阅读。使用清晰的字体，适当的字体大小，并注意段落和行间的 spacing。

三、案例分析

以下是一个简短的案例分析，以帮助理解：

某工程项目中，A 公司（业主方）和 B 公司（承包方）签订了一份合同，合同规定 B 公司需向 A 公司提供金额为 200 万元的履约保证金。合同履行完毕后，A 公司需通知 B 公司取回履约保证金。A 公司撰写了《通知取履约保证金的函》，但函件中仅写明 "现合同已履行完毕，请贵方取回履约保证金"。该函件缺少详细的取回保证金程序和所需资料，导致 B 公司无法顺利取回保证金，造成双方不必要的麻烦和纠纷。

在这个案例中，A 公司没有在函件中明确写明取回保证金的程序和所需资料，导致双方产生纠纷。这个案例说明了撰写《通知取履约保证金的函》时需要确保函件的完整性和准确性，避免未来可能的争议。

希望这篇文章能为您提供有价值的帮助，并促进工程建设领域的友好合作。