关于扣留履约保证金的函

履约保证金，是合同履行过程中重要的风险控制工具。它为发包方提供了一定的安全保障，使其免受承包方违约的损失。然而，关于扣留履约保证金，往往存在一些争议和误解。本文将详细解读扣留履约保证金的流程及相关法律依据，力求为读者提供清晰、全面的指导。

一、 何时可以扣留履约保证金？

并非所有情况下都可以随意扣留履约保证金。只有在承包方存在违约行为，且该违约行为给发包方造成实际损失的情况下，发包方才有权扣留履约保证金，或者部分扣留。常见的违约行为包括：

工程质量不合格： 承包方交付的工程质量达不到合同约定的标准，存在质量缺陷，影响工程使用功能或安全，发包方有权扣留保证金，直至承包方修复缺陷。例如，合同约定工程地面平整度误差应小于5mm，但实际误差超过10mm，发包方即可依据合同条款扣留部分或全部保证金。

逾期交付： 承包方未能按合同约定时间完成工程交付，造成发包方损失（例如耽误后续工程进度，产生额外费用等），发包方有权扣留保证金，但扣留金额应与实际损失相符，不能超过实际损失。例如，因承包方延期交付，导致发包方租用临时办公场所一个月，则可扣留等同于该租金的保证金。

违反合同其他约定： 合同中约定的其他条款，例如安全生产管理、环保措施等，如果承包方违反，并造成损失，发包方也有权扣留保证金。例如，施工过程中发生安全事故造成人员受伤，承包方负有责任，则发包方可扣留保证金用于赔偿。

需要注意的是，扣留保证金必须有明确的法律依据和事实根据。 不能仅凭主观臆断或轻微的违规行为就扣留保证金。

二、 扣留履约保证金的流程：

扣留履约保证金并非随意而为，需遵循一定的程序，以确保程序的合法性和有效性。一般步骤如下：

发出书面通知: 发包方应向承包方发出书面通知，明确指出承包方的违约行为，列举具体的证据，并说明扣留保证金的金额及理由。这封通知应清晰、详细，并保留副本作为证据。例如，通知中应包含合同编号、违约事实、相关证据（照片、检验报告等）、扣留金额以及依据的合同条款。

协商处理: 发出通知后，应积极与承包方协商处理，争取双方达成一致意见。如果承包方承认违约并愿意承担责任，可以协商确定扣留保证金的具体金额以及补救措施。 这步骤有助于避免不必要的纠纷，并减少后续的法律成本。

证据收集: 在整个过程中，发包方需要认真收集证据，例如合同文本、工程验收报告、工程照片、检验报告、专家鉴定意见、相关人员证言等。充分的证据是维护自身权益的关键。

申请仲裁或诉讼: 如果协商未果，发包方可以向有关机构申请仲裁或向人民法院提起诉讼，以维护自身的合法权益。在诉讼或仲裁过程中，充分的证据将成为胜诉的关键。

三、 扣留保证金的金额及限制:

扣留保证金的金额不能超过承包方实际造成的损失。这体现了公平原则，防止发包方滥用权力。如果发包方扣留的保证金超过实际损失，承包方可以要求发包方返还超额部分。 计算损失时，应遵循客观、公正的原则，并提供相应的证据支撑。

案例分析:

某公司（甲方）与建筑公司（乙方）签订了建筑工程合同，合同约定工程款为1000万元，履约保证金为100万元。乙方未能按期完成工程，导致甲方损失了50万元的租金。根据合同约定以及实际损失，甲方有权扣留50万元的履约保证金。 但如果甲方扣留了100万元保证金，则乙方有权要求甲方退还50万元。

四、 法律依据:

《中华人民共和国合同法》、《建设工程施工合同(示范文本)》等法律法规都对履约保证金的扣留做了相关规定。 了解相关法律法规，对于正确处理履约保证金纠纷至关重要。

总之，扣留履约保证金需谨慎操作，必须符合法律规定，并有充分的证据支持。 建议发包方在合同签订前就相关事宜进行充分协商，并明确约定扣留保证金的条件、程序和金额，以减少未来可能产生的纠纷。 同时，建议双方在合同履行过程中加强沟通，及时解决问题，避免因违约而产生不必要的损失。