在商业合同中，履约保证金是一种常见的保障双方履行合同义务的措施。保证金一般由承方（承包方或买方）缴纳给委方（业主或卖方），作为对合同履行的担保。如果承方未能按时或按约定履行合同，委方有权没收保证金以弥补损失。而履约保证金不退换的规定，是指在特定情况下，保证金将不会被退还给承方，这对承方而言是一项重大风险和损失。
那么，在哪些情况下，履约保证金将不予退换？承方又该如何维护自身权益，避免或降低损失呢？我们将在本文中为您详细解读。
在实际商业合同中，履约保证金不退换的情形一般包括以下几种：
承方违约：这是**常见的情况。如果承方未能按时或按约定履行合同义务，包括延迟交付、交付不符合约定标准、服务质量未达标等，导致合同无法正常履行，则委方有权没收履约保证金。
承方提前终止合同：如果承方在合同履行期间提前单方面终止合同，除非有不可抗力或委方同意等特殊情况，否则履约保证金一般不会被退还。
承方破产或资信状况恶化：如果承方在合同履行期间出现破产、资信状况恶化等情况，可能影响其履行合同的能力，委方可以选择终止合同并没收履约保证金。
不可抗力导致合同无法履行：不可抗力是指无法预见、无法避免且无法克服的自然灾害或政府行为等。如果合同由于不可抗力而无法继续履行，且委方已实际支出或支出了履约保证金，则履约保证金可能不予退还。
特殊约定：在合同中，双方也可以约定其他不退换履约保证金的情形。例如，如果合同中规定了履约奖励，而承方未能达到奖励条件，则可能需要扣除部分或全部履约保证金。
作为承方，在履约保证金可能不予退换的情况下，如何维护自身权益，避免或降低损失呢？以下是一些建议：
认真审核合同条款：在签订合同前，仔细阅读和审核合同条款，尤其是关于履约保证金不退换的相关规定。充分了解可能导致保证金不予退换的情形，评估自身是否能够接受和履行相应义务。
提供银行保函：如果承方对自身履约能力有信心，可以考虑向委方提供银行保函作为担保。银行保函由银行出具，保证其在特定情况下支付一定金额给受益人（即委方）。与履约保证金相比，银行保函可以帮助承方避免资金占用，且在合同履行完成后无需等待审核即可退还。
及时沟通并提供解决方案：如果在合同履行过程中出现问题，承方应及时与委方沟通，并提供解决方案。例如，如果交付延迟，承方可以提出加快进度的计划；如果产品或服务未达标，承方可以提出补救措施。通过积极沟通和合作，承方可以展示出履约意愿和能力，委方可能考虑退还部分或全部履约保证金。
保留证据，依法维权：如果委方无正当理由扣留履约保证金，承方应及时收集和保留相关证据，包括合同文件、沟通记录、履约情况证明等。必要时，可以寻求法律援助，通过仲裁或诉讼等方式维护自身权益。
以下是一个关于履约保证金不退换的实际案例。
一家国内工程公司承接了一个海外的公路建设项目。合同中规定，如果工程公司未能按时完成项目，每日将扣除总合同额的0.5%作为违约金，且履约保证金不予退还。由于不可抗力的影响，项目进度延迟了两个月，工程公司也因此损失了部分履约保证金。
在这一案例中，工程公司可以如何维护自身权益呢？
不可抗力证明：工程公司可以向当地公证处或相关部门申请不可抗力证明，证明项目延迟是由于不可预见和不可避免的因素造成，而非工程公司自身原因导致。
积极沟通，展示履约能力：工程公司应及时与业主方沟通，解释延迟原因，并展示出继续履约的意愿和能力。例如，工程公司可以提供新的施工计划和加快进度的措施，以争取业主方的理解和支持。
寻求法律援助：如果业主方仍坚持扣留全部履约保证金，工程公司可以考虑寻求法律援助。通过仲裁或诉讼，工程公司可以提供不可抗力证明和沟通记录等证据，维护自身权益，追回部分或全部履约保证金。
履约保证金不退换的规定是商业合同中一项重要的风险和损失。作为承方，了解可能导致保证金不予退换的情形，并采取适当措施维护自身权益非常重要。通过审慎的合同审核、提供银行保函、及时沟通和保留证据等方式，承方可以降低风险，避免或减少损失。此外，在遇到纠纷时，及时寻求法律援助也是维护自身权益的有效途径。
