在工程建设领域，工程款支付和结算是项目各方关注的焦点，其中往往涉及复杂的流程和诸多条款。而退履约保证金是其中至关重要的一个环节。当合同一方收到对方关于退还履约保证金的函件时，及时回复是展现诚意和维护合作关系的体现。因此，一份**、得体的退履约保证金说明函成为项目管理者必备的沟通文件。
在建设工程领域，履约保证金是承包人（施工方）按照与发包人（业主方）签订的合同条款，向发包人提供的一种保证履约的担保。其目的是保证承包人按时、按质、按量完成工程，并确保承包人按照合同约定及时支付工程款、材料款、人员工资等。当承包人履行合同义务后，发包人应在规定期限内退还履约保证金。
函件主题：在撰写退履约保证金说明函时，应在函首明确主题，如"关于退还XX工程履约保证金的说明函"。
退还保证金的基本情况：包括工程名称、合同编号、履约保证金金额、保证金缴纳时间和方式等。
退还保证金的依据：应说明退还履约保证金的具体原因，如工程已按时完工并通过验收、合同约定的退还条件已达成等。
退还保证金的具体事宜：包括退还金额、退还时间、退还方式等。如"我方将于XX日前将履约保证金全额退还至贵方指定账户"。
其他相关事宜：如对合作表示感谢、对今后合作表达期待等。
（二）说明函的撰写技巧明确主题，简明扼要：在撰写说明函时，应直奔主题，避免长篇大论，使用简洁明了的语言表达退还履约保证金的意愿和相关事宜。
事实清楚，依据充分：说明函的内容应以合同条款和实际情况为依据，陈述事实清楚，避免含糊不清或夸大其词。如"根据双方签订的合同《XX条款》的约定，我方已按时完成工程施工，并通过贵方组织的验收，现请求退还履约保证金"。
态度诚恳，表达得体：在说明函中，应表达对合作方的尊重和重视，使用谦逊有礼的语气，避免出现强硬或不耐烦的措辞。如"我方十分重视与贵方的合作，对贵方在项目实施过程中的支持和配合表示感谢"。
格式规范，注意细节：说明函应使用规范的公文格式，包括标题、发文时间、收文单位、正文、落款等，并注意排版整洁、字体统一等细节。
留意时效，及时回复：收到关于退还履约保证金的函件后，应在合理期限内及时回复，避免因拖延而造成对方疑虑或影响合作关系。
（以某建设工程项目为例）
说明函
关于退还XX大桥建设项目履约保证金的说明
XXXX工程有限公司：
贵公司于XXXX年X月X日发函，要求我方退还XX大桥建设项目履约保证金人民币XXXX万元。我司对此高度重视，经核实相关情况，现回复如下：
基本情况：我司与贵司签订《XX大桥建设项目施工合同》（合同编号：XXXX），约定由我司承担该项目施工任务，合同金额为人民币XXXX万元。根据合同约定，我司于XXXX年X月X日向贵司提供了履约保证金人民币XXXX万元。
退还依据：根据《合同》第XX条约定，我司应在工程完工并通过验收后XX个工作日内向贵司申请退还履约保证金。我司已于XXXX年X月X日完成该项目施工并通过贵司组织的验收，现依据合同约定，申请退还履约保证金。
退还事宜：经我司财务部门核实，履约保证金人民币XXXX万元将于XXXX年X月X日前退还至贵司在《合同》中指定的账户（账户名：XXXX；账号：XXXXXX；开户行：XXXX银行XXXX支行）。
其他事宜：感谢贵司在项目实施过程中给予的大力支持和配合，我司将继续秉承**、高效的理念，积极做好工程后续保障工作，期待与贵司继续保持良好的合作关系。
此致
XXXX建筑工程有限公司
XXXX年X月X日
一份**、得体的退履约保证金说明函能够有效维护合作关系。业主方收到施工方的退履约保证金请求后，及时回复并退还保证金，是展现诚意和维护合作关系的基础。说明函能够有效沟通双方意愿，确认退还保证金的条件是否达成，避免因沟通不畅而产生纠纷。同时，说明函也是对合同条款的再次确认，有利于双方进一步明确权利和义务，保障双方合法权益。此外，说明函还能体现施工方的**素养和诚意，增进与业主方的互信，为今后的合作打下良好基础。
总之，退履约保证金说明函是施工方与业主方沟通的重要文件，其撰写需要严格遵循合同条款和事实依据，使用得体的语言和恰当的格式，以有效维护双方合作关系，保障工程款支付和结算的顺利进行。
