在工程建设领域，保证金制度是业主方确保施工方履约的重要手段。然而，在实际工程中，施工方可能因各种原因无法完成合同，导致业主方扣除其履约保证金。此时，施工方可通过提交退履约保证金申请书，合法合理地申请退还被扣款项。
退履约保证金，是指在工程建设合同中，施工方因未能履行合同义务，业主方从其履约保证金中扣除一定款项作为补偿，而施工方在弥补业主损失后，有权向业主方申请退还剩余被扣的履约保证金。
根据《中华人民共和国担保法》和《建设工程质量管理条例》等相关法律法规，申请退履约保证金需满足以下条件：
施工方已履行合同义务或赔偿过错：施工方因自身原因未能履行合同义务，或因过错造成业主方损失的，应先履行合同义务或赔偿损失。例如，因施工方原因导致工期延误，应采取措施加快施工进度，或赔偿因延误带来的损失。
业主方已扣除履约保证金：业主方应按照合同约定，从施工方的履约保证金中扣除相应款项。如业主方未扣除保证金，施工方则无法申请退还。
未损害业主方利益：施工方在申请退还履约保证金时，应确保其行为未对业主方造成新的损失或损害。例如，施工方在赔偿业主方损失时，应提供相应的赔偿凭证，确保赔偿金额与实际损失相符。
符合合同约定：施工方应按照合同中关于退还履约保证金的条款进行申请。如合同中未提及退还保证金事宜，则施工方需与业主方协商一致，达成书面协议后方可申请。
退履约保证金的申请流程一般包括以下几个步骤：
提交申请书：施工方应向业主方提交《退履约保证金申请书》，说明退还保证金的理由和依据，并提供相关证明材料。申请书应包括施工方基本信息、工程概况、履约情况、保证金扣除情况、退还保证金理由和金额等内容。
业主方审核：业主方在收到申请书后，应在约定时限内对申请材料进行审核。审核内容包括施工方是否履行了合同义务、是否赔偿了过错损失、是否提供了完整有效的证明材料等。
双方协商：如业主方对施工方的申请有异议，双方应在友好协商的基础上，对争议事项进行沟通和谈判，并努力达成一致意见。协商内容可能包括退还保证金的具体金额、退还时间、支付方式等。
签订协议：双方在协商一致后，应签订《退履约保证金协议书》，明确退还保证金的具体事宜，包括退还金额、时间、方式、违约责任等。该协议书应作为退还保证金的依据。
退还保证金：业主方应按照协议约定，在指定时间内将退还的保证金支付给施工方。支付方式一般为银行转账，并提供相应的支付凭证。
结算核对：施工方在收到退还的保证金后，应及时与业主方进行结算核对。如发现金额有误，应及时与业主方联系并予以纠正。
以下是一个简略的退履约保证金申请书范例，供参考：
退履约保证金申请书
尊敬的[业主方名称]：
我方[施工方名称]与贵方于[合同签订日期]签订了[工程名称]施工合同，合同号：[合同编号]。根据合同约定，我方提供了履约保证金[金额]万元。现因[退还保证金理由，如合同提前终止、业主方原因导致工期延误等]，特向贵方申请退还履约保证金。
根据《[相关法律法规名称]》[条款内容]的规定，我方已[履行合同义务或赔偿过错]，并提供了相应的证明材料（见附件）。同时，我方承诺，保证金退还后，将继续履行合同义务，确保工程质量和工期。
特此申请，请贵方审核并予以批准。
此致
敬礼！
申请方：[施工方名称]
日期：
在申请退履约保证金时，施工方应注意以下几点：
及时申请：施工方应在完成合同义务或赔偿过错后，及时向业主方提交退履约保证金申请书。避免因拖延申请而导致业主方拒绝或拖延退还保证金。
充分准备材料：施工方应提供完整、有效、符合要求的证明材料，包括履行合同义务的证据、赔偿损失的凭证等。材料不全或不符合要求可能导致申请被拒绝。
遵守合同约定：施工方应按照合同中关于退还履约保证金的条款进行申请。如有疑问，应及时与业主方沟通协商，避免因违反合同约定而造成纠纷。
保持沟通协商：施工方在申请退还保证金时，应与业主方保持友好沟通和协商，努力达成一致意见。避免因强硬态度或单方面决定而影响双方合作关系。
依法维权：如业主方拒绝退还保证金或拖延支付，施工方可通过法律途径维护自身权益，如向仲裁机构或人民法院提起诉讼。
总之，施工方在申请退履约保证金时，应充分了解相关法律法规和合同约定，及时、充分地准备申请材料，并保持与业主方的沟通协商，以合理、合法地维护自身权益。
