履约保证金，是合同履行过程中重要的风险保障机制。然而，项目顺利完成或因不可抗力等因素导致合同无法继续履行时，如何顺利、快速地申请退还履约保证金，往往成为许多企业和个人关注的焦点。本文将详细阐述同意退履约保证金的说明函的撰写流程，并结合案例分析，帮助您轻松应对相关问题。
一、 了解履约保证金退还的前提条件
在撰写同意退履约保证金的说明函之前，务必先确认您符合退还条件。这通常包括但不限于：
合同已按约定完成: 这指的是合同中约定的所有义务均已完全履行，并且对方已验收合格。例如，建设工程合同中，工程竣工验收合格，并取得相关验收证明。 合同解除且责任方明确: 如果合同因某种原因解除，需要明确责任方。如果因发包方原因导致合同解除，则发包方需承担相应的责任，并退还履约保证金。 无违约行为: 申请方在合同履行过程中未发生任何违约行为，否则可能影响保证金的退还。例如，没有逾期交付、工程质量不符合要求等情况。 符合相关法律法规规定: 履约保证金的退还必须符合*相关法律法规的规定。二、 同意退履约保证金的说明函撰写步骤
一份清晰、完整的说明函是顺利获得保证金退还的关键。以下是撰写说明函的步骤：
标题: 《同意退还履约保证金的说明函》 标题要清晰明了，直接点明函件主题。
收件人信息: 准确填写收件单位和收件人姓名及职务，确保函件能够准确送达。例如：兹致：XXX公司 XXX经理
发件人信息: 填写您的单位名称、地址、联系方式（仅限联系电话或邮箱）以及您的姓名和职务。例如：XXX公司 地址：XXX 联系邮箱：XXX@XXX.com 联系人：XXX 职务：XXX
合同信息: 明确标注合同编号、签订日期、合同双方名称等关键信息，便于对方快速核实。例如：合同编号：XXX 签订日期：XXXX年XX月XX日 合同双方：XXX公司与XXX公司
说明履约情况: 详细描述合同的履行情况，并提供相关证据，例如验收报告、工程结算单等。重点说明合同已经按照约定全部完成，没有发生任何违约情况，符合退还履约保证金的条件。例如：我公司已按照合同约定完成了XXX工程，并于XXXX年XX月XX日通过了XXX公司的验收，验收合格报告编号为XXX。
请求退还保证金: 明确提出退还履约保证金的请求，并说明保证金金额。例如：根据合同约定，请求贵公司退还我公司履约保证金人民币XXX元。
附件清单: 列出所有附件的名称，例如验收报告、结算单等，方便对方查阅。例如：附件：1. 工程竣工验收报告；2. 工程结算单；3. 合同副本。
日期及签章: 在函件**注明日期并加盖公章或签字。
三、 案例分析
案例一：工程项目顺利完工
某建筑公司与甲方签订了建筑工程合同，并支付了履约保证金。工程顺利完工并通过验收后，建筑公司按照上述步骤撰写了同意退还履约保证金的说明函，并附上验收报告等相关文件，顺利获得了保证金的退还。
案例二：合同解除，责任在发包方
某供应商与客户签订了供货合同，并支付了履约保证金。由于客户原因导致合同解除，客户需承担相应的责任，因此客户应退还供应商的履约保证金。供应商需在说明函中清晰说明合同解除的原因以及客户承担责任的事实，并提供相应的证据。
四、 注意事项
语言力求简洁明了，避免使用模棱两可的语句； 保持正式的商务文风，避免口语化表达； 确保所有信息准确无误，避免因信息错误导致申请被驳回； 妥善保存所有相关文件，以便日后需要； 如遇复杂情况，建议咨询律师或**人士。通过以上步骤和案例分析，相信您能够更好地理解并撰写同意退履约保证金的说明函，从而顺利收回您的保证金。 记住，清晰、准确、完整的说明函是关键。 仔细核对所有信息，并保留好所有相关文件，以确保您的申请能够得到顺利处理。
