在商业合同或工程项目中，履约保证金是一项常见的风险管理措施。当合同各方签订协议时，保证金作为一种经济担保，确保合同的履行。当一方违约时，保证金可以用于赔偿损失。因此，在提交保证金后，通常需要一份正式函件告知对方，这便是"已提交履约保证金的函"。
当一方（通常是承包商或买方）向另一方（通常是业主或卖方）提交履约保证金后，便会发出这份函件。函件的作用是确认保证金已存入指定账户或以其他形式提交，并详细说明保证金的性质、金额、有效期等重要信息。
撰写"已提交履约保证金的函"的首要步骤是确认函件的主题与目的。在函件开头，应直接表明主题，如"关于提交XX项目履约保证金事宜"。同时，简要说明发出此函件的目的，如"特此告知已按合同要求提交履约保证金"。这有助于收函方快速了解函件内容与要点。
函件的主要内容是详细说明履约保证金的相关信息。这些信息包括：
保证金性质：说明保证金是履约保证金、预付款保证金、质量保证金等。 保证金金额：明确保证金的具体金额，如"我方已向贵方提交履约保证金，金额为人民币XXX万元整"。 保证金形式：说明保证金是以现金、银行保函、担保函、保险等哪一种形式提交的。 保证金有效期：明确保证金的有效期限，如"上述保证金自XX年月日至XX年月日期间有效"。 保证金用途：说明保证金的用途，如"上述保证金专用于保障我方按时履行XX合同项下的义务，及赔偿因我方违约导致贵方损失"。在函件中，应提供履约保证金已提交的证明。这可以包括银行保函原件、担保函原件、保险单原件等。如果以现金形式提交保证金，则应提供银行转账记录或收据复印件等。这些证明文件可以作为函件的附件，或在正文中简要提及并注明附件中可查阅。
在函件中，可以强调保证金的管理要求，以确保收函方正确理解并遵守相关规定。这些要求可以包括：
保证金专户管理：要求收函方将保证金单独存入专用账户，不得挪作他用。 保证金动用条件：明确保证金动用的条件，如只有在我方违约并造成损失时，方可按合同约定使用保证金。 保证金返还条款：说明保证金返还的条件和程序，如在合同履行完毕且经双方确认后，保证金应在一定期限内无息返还。在函件中，可以约定双方如因保证金事宜发生纠纷的解决方式。这可以包括协商、调解、仲裁或诉讼等。同时，也可约定由哪一方承担因保证金纠纷而产生的费用。这些条款有助于在保证金事宜中明确双方的权利和义务，避免或减少潜在的纠纷。
撰写"已提交履约保证金的函"时，应采用正式、严谨的语气。函件的格式应符合商业函件规范，包括正确的标题、称呼、正文、落款等。语言表达应准确、清晰，避免使用口语化或过于随意的词句。同时，应避免使用过于夸张或虚假的言辞，如"**保证"、"毫无疑问"等。
撰写函件时，应注意保密与法律合规。避免在函件中披露不必要或敏感的信息，如银行账户细节、其他商业机密等。同时，应确保函件内容符合相关法律法规，避免因违反法律而产生纠纷或承担法律责任。
某工程项目，承包商A中标后，按合同要求向业主B提交了履约保证金。A公司发出"已提交履约保证金的函"，但仅简要提及保证金事宜，未详细说明金额、有效期等信息。B公司收到函件后，未提出异议，但内部未及时将保证金存入专用账户。数月后，A公司发现B公司仍未正确管理保证金，要求返还保证金并赔偿损失。B公司以未收到正式通知为由拒绝，双方产生纠纷。
该案例中，A公司发出的函件主题明确，但内容不够详细，未提供足够的信息。同时，B公司未及时正确管理保证金，也未要求A公司提供更多细节。**终，双方因保证金管理不善而产生纠纷。此案例说明，撰写"已提交履约保证金的函"时，应提供详细信息，并确保收函方正确理解和管理保证金。
总之，一份有效的"已提交履约保证金的函"应包含详细的保证金信息、管理要求和纠纷解决方式，并采用正式、严谨的语气。这有助于保证金被正确管理，减少合同风险，维护双方合法权益。
