履约保证金是指当一方履行合同义务时，为保证合同履行按照约定提供给对方的一种帮助性措施。
根据相关法律法规的规定，履约保证金应当在以下情况下退还：
1. 合同履行完毕，双方约定的义务均已履行完毕。
当合同中约定的义务已经完全履行，包括货物交付、工程竣工、服务到期等情况下，履约保证金应当退还给提供方。
2. 合同解除，无合同违约情况发生。
当合同解除且双方无违约行为时，履约保证金应当退还给提供方。解除合同可能是因为无法达成一致意见、不可抗力等原因。
3. 双方达成协议，约定退还履约保证金的时间。
当双方在合同中明确约定退还履约保证金的时间，并且达成一致意见时，应按照约定时间退还履约保证金。
履约保证金退还的程序如下：
1. 退还申请。
提供方向接收方提出退还履约保证金的申请，申请中包括退还的理由和金额等相关信息。
2. 接收方审核。
接收方对提供方的退还申请进行审核，核实合同是否已经履行完毕或解除，以及是否存在违约行为。如审核通过，则进行下一步操作；如审核不通过，需向提供方说明理由。
3. 退还履约保证金。
接收方根据审核结果，将履约保证金退还给提供方。
需要注意的是，履约保证金的退还应当按照合同约定的方式进行，如约定以电汇方式退还，则应当按照约定进行退还。
履约保证金的退还时间因各种因素而异。一般情况下，如果双方没有明确约定退还时间，则应当在合同履行完毕后合理时间内进行退还。如果双方在合同中约定了退还时间，则应按照约定时间进行退还。
如遇合同纠纷，退还履约保证金的事宜可能受到影响。在双方无法达成一致意见时，可能需要向有关部门申请仲裁或提起诉讼。这样会导致退还履约保证金的时间延长。
总之，履约保证金的退还时间应当根据具体情况进行判断，如双方约定、合同履行完毕或解除等。如果退还履约保证金出现问题，可根据实际情况进行申请仲裁或提起诉讼。
