在商业交易中，双方常常会签订合同作为一种法律约束。为了增加信任和保障交易安全，有时会要求提供履约保函。然而，有时候由于各种原因，双方可能需要取消履约保函。
取消履约保函的文件通常需要包含以下要素：
1. 双方信息：取消履约保函应明确标明合同双方的名称、地址和联系方式，以便确认双方身份。
2. 合同细节：文件中应提供关于原始合同的详细信息，例如合同编号、签署日期和合同内容等。这样可以确认需要取消的具体合同条款。
3. 解除合同原因：取消履约保函的文件应清楚地说明解除合同的原因。例如，可能是因为双方协商一致、合同违反、严重违约或其他特定原因。
4. 生效日期：文件中应明确指定解除合同的生效日期。这将确保双方对执行解除合同的时间有共识。
5. 终止责任：文档还应明确说明解除合同后各方的责任。这可能涉及到退还保函费用、解除合同后的任何违约责任和协商解决争议等。
6. 签名和日期：取消履约保函应该由双方主要负责人签署，并注明签署日期。这样可以确认文件的真实性和生效性。
在编写取消履约保函文件时，需要注意以下几点：
1. 语言简洁明了：确保文件中的写作清晰明了，避免使用模糊或 ambiguous 的术语。这样可以减少可能产生的歧义或争议。
2. 基于法律依据：取消履约保函文件需基于适用的法律依据撰写。如果有任何疑问，建议咨询法律**人士以确保文件的合法性。
3. 保存文档备份：为了确保交易的证据，双方应妥善保存签署的履约保函和取消履约保函文件副本。
总而言之，取消履约保函的文件是一项重要的商业文件，它提供了解除合同的明确记录。通过纳入双方信息、合同细节、解除合同原因、生效日期、终止责任、签名和日期等要素，可以确保文件的准确性和合法性。
